Grupo Berrocar y Yooz, caso de éxito
En el mundo empresarial, cada vez es más necesario la digitalización de los procesos para llevar un mejor control de las actividades económicas del negocio, sobre todo, en el apartado de facturación en empresas con un alto volumen.
Yooz es una plataforma especializada en la automatización digital de los procesos de cuentas a pagar basado en el uso de la Inteligencia Artificial con el fin de ahorrar un tiempo considerable para las empresas y los despachos contables.
Conseguir una mayor visibilidad de las cuentas a pagar
Por ello, Grupo Berrocar decidió hacer uso de esta plataforma para conseguir eliminar tareas repetitivas al departamento de administración que no aportaban un beneficio a la empresa, y así dar un paso hacia la transformación digital en un sector poco digitalizado, lo cual suponía además una gran ventaja frente a los competidores.
Los principales retos eran reducir las tareas administrativas rutinarias que económicamente no aportaban mucho a la empresa, y así tener un mayor control sobre las facturas y los procesos de cuentas a pagar.
En Grupo Berrocar existen varias sucursales repartidas por toda España, y hay varios departamentos internos de la empresa que interactúan en el proceso en cada transición de compra y venta de un nuevo vehículo, además de los encargados de taller o recambios.
En los meses previos a la utilización de Yooz, las facturas se estaban triplicando, por lo que se necesitaba tener un mayor control sobre ellas, y sobre el flujo completo por el que pasaban.
Implantación del método
Para que el equipo administrativo se hiciese a la nueva tecnología, durante unos meses se realizaron las tareas con ambos métodos, de forma paralela, de forma manual, y digitalizada a través de Yooz. Esto consiguió que el equipo se asegurase de no cometer errores y tomara confianza en este nuevo método de trabajo.
Al tener como principal actividad la venta de vehículos, la mayoría de gastos eran imputados dentro de la ficha del vehículo, por lo que para controlar todo este proceso había una persona encargada de introducir ese gasto de forma manual dentro de la ficha física del vehículo y otra que se encargaba de contabilizar la factura. La implantación del programa de Yooz consistía en la digitalización completa de ese proceso, y la integración contable con Sage 50, ERP que ya se usaba en la empresa ribereña.
“Nosotros veníamos usando Sage 50 y queríamos seguir utilizándolo, porque ya son muchos años, el equipo está habituado a él y nos funciona bien. Por lo que buscábamos una herramienta que se integrase con el ERP Sage 50”, decía José Antonio Miranda, director adjunto de Grupo Berrocar.
Consecución de los objetivos marcados
Tras la puesta en marcha de Yooz, Grupo Berrocar consiguió aliviar una gran parte del trabajo administrativo y así obtener trazabilidad en el proceso completo de cuentas a pagar, una mayor visibilidad en todo momento de las facturas y del estado en el que se encuentra cada una de ellas.
Con la utilización de la plataforma, la empresa logró liberar el equivalente al trabajo diario de una persona, un volumen de facturación importante. Por tanto, se podría medir el ahorro en el salario mensual de una persona del equipo. Eso sí, tal como añadió José Antonio Miranda, eso no significa despedir a nadie, si no aprovechar a esa persona en tareas mucho más productivas y necesarias.
“El sector de la automoción es uno de los últimos en digitalizarse, pero poco a poco vamos digitalizándolo y creo que uno de los primeros pasos es empezar desde el departamento administrativo y financiero. Aunque al empresario le cueste ver cómo repercute en beneficios, aquí es donde está la base de la empresa. Todos los datos que desde administración se aportan y se crean, son de los que beben el resto del equipo comercial, marketing…Sin esta base, si los datos de administración no están bien, la empresa no podrá ejercer su función correctamente”, Añadió José Antonio Miranda.